Whistleblowing-Berichte

VERORDNUNG ZUR VERWALTUNG VON MELDUNGEN ÜBER RECHTSWIDRIGES VERHALTEN UND DAMIT VERBUNDENE SCHUTZFORMEN

Um die Meldung von Fehlverhalten zu fördern und zu erleichtern und so das Risiko von Unregelmäßigkeiten zu verringern, bietet das Unternehmen Le Sac. Srl („Le Sac“ oder das „Unternehmen“) hat eine Unternehmensordnung erlassen, die das interne System zur Meldung von Verstößen (Whistleblowing) gemäß Gesetzesdekret Nr. regelt. 24 vom 10. März 2023 (sogenanntes „Whistleblowing-Dekret“), erlassen gemäß der EU-Richtlinie 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates.

Das Whistleblowing-System des Unternehmens schützt vor nachteiligen Folgen

alle Personen, die Verstöße gegen nationale oder EU-Vorschriften melden möchten, die das öffentliche Interesse oder die Integrität der öffentlichen Verwaltung oder privater Einrichtungen beeinträchtigen und von denen sie im beruflichen Kontext Kenntnis erlangt haben, wobei die Vertraulichkeit und der Schutz der personenbezogenen Daten des Hinweisgebers, der gemeldeten Person und aller beteiligten Personen zu gewährleisten sind.

Das Verfahren ist nicht zur Einreichung von Reklamationen oder Garantieansprüchen nutzbar.

Betriebsarten

1. Meldekanäle

Gemäß Gesetzesdekret Nr. 24 vom 10. März 2023 hat das Unternehmen interne Meldekanäle eingerichtet, die die Vertraulichkeit der Identität des Melders, des Vermittlers, der beteiligten Person und aller im Bericht genannten Personen sowie des Inhalts des Berichts selbst und der zugehörigen Dokumentation gewährleisten. Diese Meldekanäle, die sich gegenseitig ersetzen und denselben Zweck und dieselbe Wirksamkeit haben, werden ausschließlich vom Manager verwaltet, d. h. von einem Gremium, das sich aus speziell ernannten Personen außerhalb des Unternehmens zusammensetzt, die über die erforderlichen beruflichen, autonomen, unabhängigen und unparteiischen Voraussetzungen verfügen. Bitte beachten Sie, dass das Unternehmen keinen Zugriff auf die Meldekanäle hat.

a) Bericht an den Manager in mündlicher Form

Das Unternehmen gestattet dem Berichterstatter, seine Berichte mündlich abzugeben. Mündliche Meldungen erfolgen telefonisch über die Kontaktdaten des Meldeverantwortlichen (Tel. 0341.287976 – 0341.288467) oder auf Wunsch der meldenden Person auch im Rahmen eines persönlichen Gesprächs innerhalb angemessener Frist.

Erfolgt die Meldung über eine Besprechung, per Telefon oder über ein anderes nicht aufgezeichnetes Sprachnachrichtensystem, wird sie schriftlich durch einen detaillierten Gesprächsbericht des betreffenden Mitarbeiters dokumentiert. Anschließend erfolgt eine Überprüfung, Berichtigung und Bestätigung durch die meldende Person mit ihrer Unterschrift.

b) Schriftlicher Bericht an den Manager

Der schriftliche Bericht kann mithilfe des speziell dafür erstellten Formulars erfolgen, das Sie hier finden . Es muss, auch anonym, per E-Mail an [email protected] oder per Post an das Büro des Verwalters gesendet werden, wobei stets der Zusatz „vertrauliche Unterlagen“ zu geben ist. Die Nachricht muss an die folgende Adresse gesendet werden:

Berichtsleiter Le Sac Srl

c/o Campa Avvocati STA Srl

Über G. Anghileri n. 2

23900 - Lecco (LC)

2. Inhalt des Berichts

Die Meldungen müssen sich auf im Sinne dieser Verordnung relevante Verstöße gemäß der Definition in Abschnitt 3 beziehen und müssen: i) detailliert sein und auf präzisen und übereinstimmenden Elementen basieren, ii) Tatsachen beschreiben, die nachprüfbar und der meldenden Person direkt bekannt sind (also nicht de relato oder durch bloßes Hörensagen ) und iii) alle Informationen enthalten, die für eine eindeutige Identifizierung der Täter des rechtswidrigen Verhaltens erforderlich sind.

Meldungen können sich daher nicht auf allgemeine Verdächtigungen beziehen, für die es an tatsächlichen und/oder urkundlichen Beweisen mangelt, noch auf Informationen, die lediglich von Dritten gemeldet wurden, wenn der Meldende von dem gemeldeten Verhalten keine Kenntnis genommen hat, auch nicht persönlich.

Der Meldende ist daher verpflichtet, alle für die Feststellung der Gültigkeit der gemeldeten Tatsachen sachdienlichen Elemente anzugeben, um eine angemessene Überprüfung des Berichts zu ermöglichen.

Der Bericht muss insbesondere folgende Angaben enthalten:

die persönlichen Daten der meldenden Person unter Angabe ihrer Qualifikation oder beruflichen Position (sofern die meldende Person nicht anonym bleiben möchte);

eine klare und vollständige Beschreibung der Tatsachen, die Gegenstand des Berichts sind, und der Methoden, mit denen sie entdeckt wurden;

das Datum und der Ort, an dem das Ereignis stattgefunden hat;

Name und/oder Funktion (Qualifikation, berufliche Position oder Dienst, in dem die Tätigkeit ausgeübt wird) der Person/Personen, die das gemeldete Verhalten an den Tag gelegt haben;

die mögliche Anwesenheit anderer beteiligter Subjekte;

die Art des Schadens (z. B. Korruption, Umweltschäden usw.);

die Namen und Rollen aller anderen Personen, die über die Tatsachen, die Gegenstand des Berichts sind, Bericht erstatten können;

alle Dokumente, die die Gültigkeit der gemeldeten Tatsachen bestätigen können;

die mögliche Anwesenheit von Zeugen;

alle sonstigen Informationen, die einen sachdienlichen Beweis für die Existenz der gemeldeten Tatsachen liefern können.

Anonyme Meldungen werden nur dann akzeptiert, wenn sie ausreichend detailliert sind und konkrete, nachprüfbare Tatsachen und Sachverhalte aufzeigen. Sie werden nur dann berücksichtigt, wenn sie hinreichend begründet sind und nicht irrelevant oder unbegründet erscheinen.

3 Empfangen von Berichten

Sobald der Bericht eingegangen ist, füllt der Manager umgehend das BERICHTSREGISTER aus. wobei folgendes zu melden ist:

die fortlaufende Identifikationsnummer, die eine eindeutige Identifizierung ermöglicht;

das Eingangsdatum;

der verwendete Meldekanal;

die Klassifizierung des Berichts auf Grundlage einer vorläufigen Bewertung seines Inhalts (Relevant und sachdienlich, Mangelhaft, Nicht sachdienlich);

die Erkenntnisse und die damit verbundenen Schlussfolgerungen.

Die Berichte müssen vom Manager vorab anhand der folgenden Kriterien klassifiziert werden:

Relevant und sachdienlich : Berichte, die die in der Verordnung festgelegten Anforderungen erfüllen, beispielsweise um die Einleitung von Folgeuntersuchungen zu ermöglichen. Als relevant gelten insbesondere Berichte, die detailliert sind, auf präzisen Tatsachen beruhen und nicht unterschiedlich interpretiert werden können sowie schlüssig sind und in die gleiche Richtung laufen. Meldungen gelten als relevant, wenn sie begangene oder versuchte Handlungen oder Unterlassungen betreffen: i) unter Verletzung nationaler oder EU-Rechtsvorschriften gemäß Art. 1 des Gesetzesdekrets Nr. 24/2023; ii) relevant gemäß Gesetzesdekret Nr. 231/2001 (siehe Katalog der Vortaten, auf die sich das oben genannte Dekret bezieht).

- Mangelhaft : Meldungen, deren Inhalt für die Einleitung von Untersuchungen unzureichend ist, da sie die in der Verordnung festgelegten Anforderungen nicht erfüllen. In solchen Fällen kann der Manager die meldende Partei nach seinem alleinigen Ermessen um weitere Informationen bitten, die für die Einleitung von Untersuchungen zu den gemeldeten Tatsachen erforderlich sind. Möglicherweise kann er den Bericht als relevant neu einstufen, wenn Elemente vorliegen, die es ermöglichen, die in der Verordnung festgelegten Anforderungen zu erfüllen.

– Nicht relevant : Berichte, die für den Geltungsbereich der Whistleblowing-Gesetzgebung (Gesetz Nr. 179/2017 und Gesetzesdekret Nr. 24/2023) nicht relevant sind, da sie sich auf Folgendes beziehen: i) Gemeldete Personen, die keine Beziehung zum Unternehmen haben; (ii) Tatsachen, Handlungen oder Unterlassungen, die keine relevanten Verstöße gegen die Verordnung betreffen; iii) Streitigkeiten, Ansprüche oder Anfragen im Zusammenhang mit einem rein persönlichen Interesse der meldenden Partei.

Für den Fall, dass der Bericht einer anderen Person als dem Manager vorgelegt wird, muss er von der Person, die ihn erhalten hat, innerhalb von 7 (sieben) Tagen nach Erhalt an ihn weitergeleitet werden; der Manager wird die meldende Partei über den Eingang informieren.

4 Verzicht auf die Leitung des Berichts aufgrund eines möglichen Interessenkonflikts

Handelt es sich bei dem Gemeldeten um den Manager oder hat er im Zusammenhang mit dem Bericht ein Interesse, das seine Unparteilichkeit und Unabhängigkeit im Urteilsvermögen beeinträchtigt, muss er dies dem Vorstand der Gesellschaft unverzüglich mitteilen und sich aus dem Berichtsmanagementprozess heraushalten.

Bei Meldungen, die Mitglieder des Vorstands betreffen, ist der Geschäftsführer verpflichtet, das Aufsichtsorgan unverzüglich zu unterrichten.

5 Aktivitäten zur Überprüfung der Gültigkeit des Berichts

Im Rahmen der Verwaltung der Meldekanäle führt der Manager folgende Tätigkeiten durch:

a) der meldenden Partei innerhalb von 7 (sieben) Tagen nach dem Eingangsdatum eine Empfangsbestätigung für den Bericht ausstellt;

b) führt den Dialog mit dem Meldenden und kann von diesem bei Bedarf Ergänzungen anfordern;

c) die eingegangenen Meldungen sorgfältig weiterverfolgt;

d) innerhalb von 3 (drei) Monaten ab dem Datum der Empfangsbestätigung oder, falls eine solche Bestätigung nicht erfolgt, innerhalb von 3 (drei) Monaten nach Ablauf der Frist von 7 (sieben) Tagen ab Erhalt des Berichts eine Rückmeldung zu dem Bericht gibt.

Die Überprüfung der Gültigkeit der im Bericht dargelegten Umstände wird dem Manager anvertraut, der unter Einhaltung der Grundsätze der Unparteilichkeit und Vertraulichkeit vorgeht und alle als angemessen erachteten Maßnahmen ergreift, einschließlich der persönlichen Anhörung des Berichterstatters und aller anderen Personen, die über die Fakten berichten können.

Der Manager kann bei der Durchführung der Aktivitäten zur Feststellung der Gültigkeit des Berichts die Unterstützung externer Berater und/oder die Zusammenarbeit mit Unternehmensstrukturen und -funktionen in Anspruch nehmen, wenn deren Einbeziehung aufgrund der Art und Komplexität der Prüfungen erforderlich ist. Während der Untersuchung des Berichts wird das Recht auf Vertraulichkeit der Identität des Berichterstatters gewahrt, es sei denn, dies ist aufgrund der inhärenten Merkmale der durchzuführenden Untersuchungen nicht möglich. Dieselben Verhaltenspflichten, die die Vertraulichkeit des Meldenden gewährleisten sollen, gelten auch für die Person (Beratung oder interner Mitarbeiter), die den Manager unterstützt.

Im Anschluss an die Untersuchung erstellt der Manager, sofern er der Ansicht ist, dass keine Gründe für die Archivierung des Berichts aufgrund seiner Unbegründetheit vorliegen, einen spezifischen Bericht für den Vorstand, in dem der Kontext, der regulatorische und verfahrenstechnische Bezugsrahmen, die durchgeführten Überprüfungsaktivitäten, die damit verbundenen Ergebnisse, die Dokumente oder andere Elemente, die das rechtswidrige Verhalten oder den begangenen Verstoß beweisen, formalisiert werden, zum Zwecke etwaiger Disziplinarmaßnahmen, die das Unternehmen gegen die gemeldete Person ergreifen kann.

Sollte der Manager in dem oben genannten Bericht Verbesserungsprofile, Korrekturmaßnahmen und/oder Risikominderungen angeben, können diese, stets unter Einhaltung des Grundsatzes des Schutzes der Vertraulichkeit der meldenden Person, der zuständigen Unternehmensleitung mitgeteilt werden, damit die erforderlichen Korrektur- und Risikominderungsmaßnahmen bewertet und umgesetzt oder alle Verbesserungsmaßnahmen zum Schutz des Unternehmens ergriffen werden.

Stellt der Manager nach den entsprechenden Ermittlungstätigkeiten stattdessen fest, dass die Meldung unbegründet ist, benachrichtigt er das Unternehmen zur Prüfung der möglichen Verhängung von Disziplinarstrafen gegen den Hinweisgeber, wenn dessen strafrechtliche Haftung für Verleumdung oder üble Nachrede oder jedenfalls für dieselben Straftaten, die mit der Meldung an die Justiz- oder Rechnungsprüfungsbehörde begangen wurden, oder seine zivilrechtliche Haftung aus demselben Grund in Fällen von Betrug oder grober Fahrlässigkeit, auch bei einem Urteil in erster Instanz, festgestellt wird.

6 Vertraulichkeit und Verbot von Vergeltungsmaßnahmen

Es ist die Pflicht des Managers, die Vertraulichkeit der Identität der meldenden Person und aller anderen Informationen, aus denen diese Identität direkt oder indirekt abgeleitet werden kann, ab dem Zeitpunkt der Berücksichtigung des Berichts sicherzustellen, selbst in Fällen, in denen sich der Bericht im Nachhinein als falsch oder unbegründet erweisen sollte.

Um die Vertraulichkeit des Berichterstatters zu wahren, werden alle eingehenden Berichte, unabhängig vom verwendeten Meldekanal, vom Manager archiviert und gespeichert. Der Bericht und die beigefügte Dokumentation können von nicht autorisierten Antragstellern weder eingesehen noch kopiert werden.

Die Identität des Hinweisgebers muss in allen Phasen nach der Meldung geschützt werden, es sei denn, sie ist nicht gewährleistet, wenn die strafrechtliche Verantwortlichkeit des Hinweisgebers für Straftaten der Verleumdung oder üblen Nachrede oder jedenfalls für dieselben Straftaten, die mit der Meldung an die Justiz- oder Rechnungsprüfungsbehörde begangen wurden, auch durch ein Urteil in erster Instanz, oder seine zivilrechtliche Haftung aus demselben Grund in Fällen von Betrug oder grober Fahrlässigkeit sowie in Fällen, in denen die Anonymität gesetzlich nicht durchgesetzt werden kann (von der Kriminalpolizei, Verwaltungsbehörden oder Inspektionen durch Aufsichtsbehörden eingeholte zusammenfassende Zeugenaussagen usw.).

Im Hinblick auf den Umfang des Disziplinarverfahrens gegen den Angeklagten darf die Identität des Hinweisgebers der für das Disziplinarverfahren zuständigen Person der Unternehmensfunktion (Arbeitgeber und/oder Personalleitung) und/oder dem Angeklagten nur in folgenden Fällen offengelegt werden:

die ausdrückliche Einwilligung der meldenden Person vorliegt; das heißt

die Anfechtung des Disziplinarvorwurfs ausschließlich auf den Bericht gestützt ist und die Kenntnis der Identität des Berichterstatters für die Verteidigung des Angeklagten, wie von diesem schriftlich beantragt und begründet, absolut unverzichtbar ist. Unter solchen Umständen obliegt es dem Inhaber der Disziplinargewalt (Arbeitgeber und/oder Personalleitung), den Antrag des Angeklagten zu prüfen und festzustellen, ob die Voraussetzung der absoluten Unverzichtbarkeit der Kenntnis des Namens des Hinweisgebers für die Zwecke der Verteidigung gegeben ist. Wenn ein solcher Bedarf besteht, muss der Inhaber der Disziplinargewalt einen begründeten Antrag an den Manager stellen, der eine klare und präzise Darlegung der Gründe enthält, warum die Kenntnis der Identität des Hinweisgebers unerlässlich ist.

Für den Inhaber der Disziplinargewalt gelten im Hinblick auf die Vertraulichkeit des Berichterstatters dieselben Verhaltenspflichten wie für den Manager.

Im Falle einer Weitergabe der Meldung an andere Unternehmensstrukturen/-organe zur Durchführung von Ermittlungstätigkeiten ist nur der Inhalt der Meldung weiterzugeben und dabei sind – soweit möglich – alle Hinweise zu entfernen, die auch nur indirekt Rückschlüsse auf die Identität der meldenden Person zulassen.

Das Unternehmen gilt gemäß Gesetz Nr. 179/2017 und Gesetzesdekret Nr. 24/2023 verbietet jegliche Vergeltungsmaßnahmen oder Diskriminierung gegenüber dem Hinweisgeber aus Gründen, die direkt oder indirekt mit der Meldung in Zusammenhang stehen, und beabsichtigt, im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen und mit den vom CCNL vorgesehenen Disziplinarstrafen, die im Unternehmen angewendet werden, folgende Maßnahmen zu ergreifen:

wer gegen die Maßnahmen zum Schutz des Hinweisgebers verstößt, indem er Vergeltungsmaßnahmen ergreift und/oder diskriminiert;

wer in bösem Glauben, durch Betrug oder durch grobe Fahrlässigkeit Meldungen macht, die sich im Nachhinein als unbegründet herausstellen.

Die Einführung von Vergeltungs- oder Diskriminierungsmaßnahmen gegenüber den Personen, die die in der Verordnung genannten Meldungen erstatten, kann gemäß den Bestimmungen des Gesetzesdekrets Nr. 179/2003 der Nationalen Antikorruptionsbehörde (ANAC) gemeldet werden. 24/2023 an die Nationale Arbeitsinspektion für die in ihren Zuständigkeitsbereich fallenden Maßnahmen sowie an die vom Berichterstatter angegebene Gewerkschaftsorganisation.

7 Methoden zur Archivierung und Aufbewahrung von Dokumentation

Der Manager bewahrt das BERICHTSVERZEICHNIS und alle erhaltenen Unterlagen unter Einhaltung der Vertraulichkeitsverpflichtungen gemäß Gesetzesdekret 24/2023 und EU-Verordnung 2016/679 für die zur Bearbeitung des Berichts erforderliche Zeit und in jedem Fall nicht länger als 5 (fünf) Jahre ab dem Datum der Mitteilung des endgültigen Ergebnisses des Meldeverfahrens auf.

8 Externe Berichte.

Die meldende Person kann Verstöße der ANAC (Nationale Antikorruptionsbehörde) über die von dieser Behörde eingerichteten Kanäle melden, jedoch nur, wenn die folgenden Bedingungen zutreffen:

die Aktivierung des internen Meldekanals in Ihrem Arbeitskontext nicht vorgesehen ist oder dieser, auch wenn er vorgeschrieben ist, nicht aktiv ist oder, auch wenn er aktiviert ist, nicht den Bestimmungen des Art. 25 entspricht. 4 Gesetzesdekret Nr. 24/2023;

der Hinweisgeber hat bereits einen internen Hinweis erstattet, dem jedoch keine Folge geleistet wurde;

der Hinweisgeber hinreichend Anlass zu der Annahme hat, dass im Falle einer internen Meldung dieser nicht wirksam nachgegangen würde oder dass die Meldung selbst die Gefahr von Vergeltungsmaßnahmen bergen könnte;

die meldende Partei hinreichend Anlass zu der Annahme hat, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen könnte.